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Deshalb sollten Personalverantwortliche eine HR-Software nutzen

Hanna Büßecker, 10.07.19 10:00

Die Zeiten, in denen der Stapel mit Bewerbungsmappen potenzieller Kandidaten für eine Stelle täglich weiter wächst, gehören in den meisten Personalabteilungen (hoffentlich) der Vergangenheit an. Ein Grund: der voranschreitende Fachkräftemangel. In anderen Unternehmen ist das Verschwinden der Bewerbungsunterlagen in Papierform auf die Digitalisierung zurückzuführen. Die potenziellen Kandidaten für eine Stelle bewerben sich nicht mehr per Post. Ihre Dokumente gehen online über ein unternehmensinternes Bewerbungsformular ein. Dort werden sie direkt in einer modernen Bewerbermanagementsoftware gespeichert – oder die Formulare werden automatisch mithilfe einer Verknüpfung der XING- und LinkedIn-Profile ausgefüllt und Daten eingepflegt.

Bewerbermanagementsoftware1© pixabay / athree23

Bevor ein Personalverantwortlicher sich dazu entscheidet, ein Bewerbermanagementsoftwaresystem einzuführen, gilt es zu klären, welche Schritte und Prozesse das Bewerbermanagement umfasst und beinhaltet.

Was kann eine Software zur Steuerung von Bewerbungsprozessen?

Eine Bewerbermanagementsoftware, auch als Applicant Tracking System bezeichnet, übernimmt einzelne Schritte im Recruiting. Grundsätzlich sollte das System ein hilfreiches Tool sein, um Personalern die Verwaltung von Bewerbungen zu erleichtern. Dazu gehört beispielsweise eine automatisch versandte Eingangsbestätigung bei der Online-Bewerbung, Erinnerungen und Benachrichtigungen an KollegInnen, die Abgabe von Bewertungen an einem gesammelten Ort und das Speichern von Informationen.

Moderne Systeme unterstützen auch vorgelagerte Prozesse innerhalb der Personalgewinnung und bieten Funktionen an, die bereits vor Eingang einer Bewerbung den Recruiter unterstützen. Stellenanzeigen können ganz einfach erstellt und mithilfe von Multiposting Funktionen über mehrere Kanäle gestreut werden. Im Zuge des Arbeitsmarktwandels hin zu einem Bewerbermarkt müssen HR-Verantwortliche auch zu Zahlenanalysten werden.

Nach erfolgreicher Besetzung einer Stelle ist es essenziell, verschiedene Daten auszuwerten, um künftige Recruiting-Maßnahmen optimieren zu können. Wichtige Aspekte sind besonders die Kosten, die Qualität der Bewerbungen und der Kanal, über welchen die Bewerbung eingegangen ist. Eine gute Bewerbermanagementsoftware liefert Zahlen für HR-Analytics, Auswertungen sowie Reports und hilft dabei, die eigene Strategie zu verbessern.

©pixabay / rawpixel

Vorteile eines Bewerbermanagementsystems

Die Auswertung wichtiger Kennzahlen, wie beispielsweise die Kosten einer unbesetzten Stelle (Cost per vanancy) oder der Zeitraum bis zur Besetzung einer offenen Vakanz (time-to-hire) ist nur ein entscheidender Vorteil einer Bewerbermanagementsoftware. Folgende 6 Kriterien sollte sich jeder Recruiter verdeutlichen, falls er noch keine Software eingeführt hat. Sie können im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte entscheidend sein.

1. Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg
Sobald eine unternehmensinterne Abteilung neuen Bedarf an Personal meldet, wird mithilfe eines Anforderungsprofils der passende Kandidat gesucht. Sucht die IT-Abteilung beispielsweise einen IT-Architekten, arbeitet die verantwortliche Führungskraft mit dem Recruiter zusammen. Werden die Bewerbungen an einem Ort gespeichert und für jeden Verantwortlichen zugänglich gemacht, erleichtert das die Kommunikation. Die Bewerber können jederzeit und ortsunabhängig eingesehen werden, Bewertungen abgegeben und Entscheidungen getroffen werden. Langwierige Abstimmungsprozesse, auch bei verschiedenen Zweigstellen eines Unternehmens, werden so umgangen.
 
2. Transparente Entscheidungsprozesse

Die Wege der Kommunikation sind innerhalb großer, aber häufig auch kleinerer Unternehmen, teilweise sehr umständlich. Essenzielle Informationen können verloren gehen. Mithilfe einer Bewerbermanagementsoftware sind Informationen zu jedem Zeitpunkt abrufbar und ermöglichen einen transparenten Recruitingprozess. Entscheidungen werden deutlich beschleunigt. Das ist vor dem Hintergrund der Digitalisierung ein unverzichtbares Kriterium.

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3. Verbesserung der Candidate Experience

Eine schnelle Rückmeldung ist die größte Erwartung der Kandidaten an den Bewerbungsprozess. Sogenannte „High Potentials“ haben in der Regel mehrere Angebote. Unternehmen, die sich Zeit lassen und dann nach zwei Monaten eine Absage schicken, sind ein absolutes No-Go. Die Bewerbermanagementsoftware unterstützt dabei, sich schnell abzustimmen und den Auswahlprozess zu beschleunigen. Die Bewerber sind zufriedener mit dem Prozess – auch bei einer Absage – da sie schnell ein Feedback erhalten und wissen, wie der Stand ihrer Bewerbung ist. Zufriedene Kandidaten erhöhen auch die positive Reputation des Unternehmens als Arbeitgeber.

4. Keywordoptimierte Stellenanzeigen

Bewerbermanagementsoftware kann auch die Reichweite einer Stellenausschreibung erhöhen. Viele Programme bieten die Möglichkeit herauszufinden, welche Keywords ihre Bewerber und Zielgruppe bei Suche nach einem neuen Job eingeben und ihre Suchmaschinenoptimierung verbessern, um im Suchmaschinenranking möglichst weit vorne zu erscheinen. Bis Seite 3 klicken sich nur wenige durch…

5. Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung

Im Mai 2018 wurden die neuen DSGVO-Richtlinien in Europa umgesetzt und haben abteilungsübergreifend für viel Unsicherheit gesorgt. Datenschutz ist ein wesentlicher Aspekt und insbesondere für Personaler, die sensible Daten verwalten müssen, unumgänglich. Ein System, das den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung entspricht, kann dem Recruiter viel Unsicherheit nehmen sowie rechtliche Konsequenzen ersparen.

6. Gezielterer Einsatz des Budgets

Konnte eine Stelle erfolgreich besetzt werden, ist es sinnvoll, den Erfolg der Stellenanzeige und der gewählten Kanäle genau unter die Lupe zu nehmen. Der Personaler sieht genau, welche Kanäle viele qualifizierte Bewerbungen generiert haben und welche Plattformen weniger erfolgreich waren. Hat das Posting bei Facebook gute Kandidaten geliefert? Laufen Stellenbörsen wie Stepstone oder monster.de gut? Diese Fragen sollte man sich am Ende stellen. Dadurch kann die Zielgruppe feiner bestimmt werden und das Budget wird an den richtigen Stellen eingesetzt.

Bewerbermanagementsoftware3©pixabay / rawpixel

Damit nicht genug: Eine Bewerbermanagementsoftware bietet noch viele weitere Möglichkeiten in den Folgeschritten des Personalbeschaffungsprozesses. Ein Talentpool kann aufgebaut werden, das Onboarding eines neuen Mitarbeiters kann einfacher koordiniert werden und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten vereinfacht werden, beispielsweise mit der Einführung einer digitalen Personalakte. Die Automatisierung verschiedener Prozesse innerhalb der Personalabteilung spart viel Zeit. Das Ergebnis: nicht nur glücklichere HR-ManagerInnen, sondern auch zufriedenere MitarbeiterInnen und BewerberInnen – welche die beste Werbung für ein Unternehmen sind!
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